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如何提高工作效率

时间:2015-02-04 14:31来源:立正顾问机构 作者:小文 点击:
提高工作效率不仅仅只是指干活快,更重要的是保证工作质量。高效率的工作结果会使我们获得需要的成就感,工作效率提高后会为自己带来更多自主的时间.
 
一个人在事业上的成功,30%是靠他的专业技术,70%是靠他的工作效率。——戴尔·卡耐基
 
提高工作效率不仅仅只是指干活快,更重要的是保证工作质量。高效率的工作结果会使我们获得需要的成就感,工作效率提高后会为自己带来更多自主的时间,这样一方面能够锻炼自己的时间管理能力,另一方面可以做许多对自己职场发展有益的事情。
 
提高工作效率方法分为以下两大类:
 
 

善于思考,提高效率

工作是每个人都需要面临的,而效率是工作成功的关键。如果能够提高工作效率,合理地利用自己的时间,就可以把每天的工作时间发挥到极致。工作效率是指单位时间内完成工作的数最,它是考核一个工作者能否利用有效的工作时间做出更多的工作量,如果工作效率得以提高,你就可以在更短的时间内完成更多的工作,也就意味着你可以获得更多的工作经验和成果,从而在诸多的竞争者中脱颖而出,从而获得更高的职位和成就感。只要对自己的工作方式加以思考,任何人都可以提高工作效率。

或许我们时常觉得自己整天在奔波忙碌,却仿佛没有任何成果,工作似乎总是停滞不前。面对同一件工作,为什么你需要漫长的一天才能完成而别人只需要半天甚至一个小时就能完成?在不断地工作中,这些问题时常困扰着你,况且时间长了,如果总是效率低下还会影响自己的前途。因此,提高工作效率刻不容缓。虽然每个人从事的工作内容不同,在工作效率上也存在诸多的差异,但在诸多方面还是有相同之处的。下面是有效提高工作效率的一些方法:
 
1.把所有的工作划分成“事务型”和“思考型”两大类,分别加以对待
所有的工作无非就是两大类:“事务型”和“思考型”。“事务型”的工作不需要动脑筋,可以按照所熟悉的流程一直往下做,并不怕中途被干扰或中断;“思考型”的工作要求你必须谨慎地安排时间,在聚精会神而又不被外界环境干扰的情况下进行。对于“事务型、”的工作,我们可以按照计划在任何情况下依照顺序处理;而对于“思考型”的工作,我们必须谨镇地安排时间,在全神贯注而性无不被干扰的情况下进行。

2.每天定时完成日常工作
我们每天都需要做大量的日常工作,以和别人保持有效的沟通,或保持一个良好的工作环境。这些常规的日常工作如果不小心对待,它们可能会随时干扰我们的工作,使我们难以专心致志完成别的任务,或者将由于我们的疏忽大意造成不可估量的损失。处理这些日常工作的最佳方法就是定时完成:在每天预定好的时间处理日常事情,并坚持都安排在一个特定的时间全力以赴地解决,而在其他时间,根本不要考虑它!

3.列出工作计划,并用明显的方式警示你完成的进度
工作计划必不可少!这种计划并不是为了向上级汇报,也不是给自己增加压力,只是为了使自己记住哪些事情需要自己去做,而不是被无形而又难以言喻的工作压力压制得头晕脑涨,烦赚不已。首先,在每周的开始列出本周的计划,并在具体的工作中根据实际完成的情况而适时改史工作任务;其次,每天早晨列出日程表(如下图所示),从周计划中选择当天需要做的事情,并安排具体时间完成;最后,必烦进行工作计划的总结,这样有助于提高自我执行力,从而提高工作效率!
 
 
4.精心安排随时可进行的备用任务,以不浪费时间
我们常常会遇到一部分无所事事的空白的工作时间,对待这部分时间最好的方法是:利用这样的时间进行(而不是完成)预先准备的备用任务。这样的备用任务要求具备的特点是:无须消耗大量的脑力去思考,可随时开始,也可随时中断,并且下次可以随时继续进行;没有时间控制的压力;能够为自己带来一定的乐趣。倘若你能安排好这样的任务,你不仅能够把这些需要等待的空白时间充分利用起来,还能够获得以外的惊喜和收获。

5.不要犹豫,不要等待,立即行动
没有任何工作会因为你对它的回避而自动消失,没有任何烦恼比会因为你不去忍考而烟消云散,在某些时候,你没有别的选择,只能去面对,从而迎接任何挑战。
 
世界永远属于那些善于思考.善于行动的人们!
 

改变方式,提升效率

假设你能够提高20%的工作效率,每周工作5天,并无须加班,就能获得6天的工作绩效,那又何乐而不为呢?提高工作效率虽然并非一日之功,但终有一天可以实现。我们可以从以下六个方面来改变自己的工作方式,以达到提高工作效率的目的:

1.确定方向,不走冤枉路
俗话说:“马壮牟好不如方向正确。”一味地忙碌是不够的,问题在于:我们到底在忙些什么?一开始就要做对,避免南辕北辙,仔细考虑一下做这件工作的重点是什么,希望借此得到何种结果,这样做之后能否得到自己想要的结果。

2.做个工作执行计划
波士倾顾问套司副总裁史塔克说过:“知道计划何时开始,就开始列进度,但不要让做计划的时间取代了执行的时间。”我们应该做出每天的计划表,并把最重要的事情放在一天中状态最好的时间去做,每天的时间规划完成后,再延伸成一周的计划,决定一周内最重要及必须要做的事情。每天要确认行程是否按照计划所进行。

3.运用系统思考,分门别类地进行工作
心理学与行为专家岁贝塔罗史曾说:“不要浪费时间做‘垃圾’工作,去做那些会增加你生产力的工作。”依照工作的重要性决定完成工作的优先级,依照工作的重要性决定工作的时间。

4.不断学习新的知识与技能
企管顾问与作家毕德士说:“今天要追求成功,和是否拥有能够开花结果的知识、知识多少与能够开花结果成正比。”不断学习析的知识对工作能力的增进十分重要,纵观古今中外成功人士,主动发问、参加培训甚至默默观察别人的做法,都能从中学习到新的知识和技术,再汲取出更有效的做事方法和解决问题之道。

5.创意使你轻松做事
放开心胸,经常注意周遭的环境,向科学家那样善于观察四周的一举一动,就可用许多断方法解决老问题。只要拥有创造力,就不会为一些问题苦思对策,而不至于在无例可循的情况下,急得像热锅上的蚂蚁,坐立不安。在不断工作的过程中你会领悟到:利用创意来提高工作效率是一件快乐而又有趁的事情。

6.适度休息减少压力
大学研究会司执行别总裁里根曾经说过:“让每一分钟上紧发条,然后适时放松。让工作游刃有余,事业耀眼也能兼顾生活。”不计其教的人会认为:多做一点事情,多花一点时间,就能多完成一些工作。但是,当一个人在筋疲力尽的时候,时常由于昏迷不醒而容易犯错,或许隔天醒来,又要从头来做……在这个时候,如果选择休息一天,也许将会事丰功倍,工作效率也将得到提高。而且,计划未必全按照期望值所进行,有些时候在时间表上留出空白,也是有必要性的。
 
提高工作效率,是实现自我价值的前提和关键;提高工作效率,应该从现在做起。
 


 
(责任编辑:小文)
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