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办公室5S现场管理详细推行步骤

时间:2014-11-04 17:10来源:立正顾问机构 作者:小文 点击:
办公室通过推行5S管理,可以极大地改善办公环境,营造良好的工作氛围。
    在办公室中,如果各个角落摆满了文件,办公桌上堆满了无用的物品,试问,员工在这样的办公环境下,能保证高效率的工作吗?答案当然是不能。
 
    深圳立正管理咨询公司在这要强调“工作环境的设计要符合人的心理需求”,良好的工作环境除了需要良好的规划设计以外,还应借助5S管理来维持。5S即整理(Seiri)、整顿(Seiton)、清扫(Seiso)、清洁(Seiketsu)、素养(Shitsuke)。实施5S管理主要是对企业员工的日常行为提出要求。倡导从小事做起,养成良好的行为习惯,从而营造干净、整洁、舒适的工作环境。
 

1办公室的整理

 

    整理是5S管理的第一步,也是实现良好办公工作环境的基础。整理的标准是将有用的东西和无用的东西区分开,在办公桌上只放有用的、必需的物品。
 
    “要”与“不要”可以根据物品的常用程度和使用频率进行判别,如下表所示。
 

要与不要的判断标准(表)
 

常用程序 使用频率 处理方法
  过去一年都没有使用过、且不能再用  丢弃、报损、再利用
  过去6个月未使用过一次的物品、一个月仅使用一次的物品  集中存放
  一周使用一次的物品、每天都使用的物品  保留在办公室
 
 
    行政人员可参照上表进行整理,具体实施时根据所属企业类型及实际情况进行。办公室常见的“要”与“不要”物品,如表下表所示。

               常见的“要”与“不要”物品(表)
 
“要”的物品 “不要”的物品

 1.正常的设备(如计算机、复印机等) 
 2.在读的书籍
 3.正常的办公桌椅
 4.当年度的各类预算报告
 5.有使用价值的消耗用品
 6.有价值的办公用品
 7.有效的员工合同
 8.政府部门下发的文件、公告 
 9.当月的考勤记录
 10.使用中的垃圾桶
 11.公司租房协议
 12.办公用品
 13.使用中的清洁用品 
 14.与外部签订的合同(未超过两年的) 
 15.完好的书架、文件夹
 16.有用的书籍、杂志、报表
 17.其他(必要的私人用品) 

 1.地板货墙壁上的物品
 ① 废纸、杂物、烟蒂 
 ② 损坏的办公桌椅
 ③ 过期海报
 ④ 无用的提案箱、卡片箱、挂架
 ⑤ 过时的月历、标语
 ⑥ 损坏的时钟
 2.文档
 ① 破旧的书籍、报纸
 ② 过期的合同、报表
 ③ 临时打印的各类资料
 3.办公用品
 ① 无使用价值的纸、笔
 ② 不再使用的办公用品
 ③ 无法使用的设备
 ④ 多余的私人物品
 4.其他 

 
    整理工作是长期性的,一旦中断,就会发现以前清理掉的东西又回来了。行政人员每天、每月都要处理不要的物品。
 
    ①每天检查文件(包括电子文档),把文件分为必要(有效的)和不要(过期无效的)的两部分。必要的文件应分类保存,不要的文件尽快销毁。
 
    ②每周对表单、记录(包括电子文档)进行检查,将有效表单记录整理保存。

 

2办公室整顿

 

    整顿是在整理之后将留在办公室的必要的物品分门别类、定位摆放、排列整齐、设置有效标识,使工作场所和工作内容一目了然的方法。
 
    ► 办公区域标识
 
    行政部门为办公室、休息室、会议室等设置标识,能够让人准确找到这些场所,有助于提高工作效率。
 
    ► 办公桌标识
 
    办公桌标识管理主要是在抽屉门的左上角粘贴标签,以说明抽屉内所装物品的名称,如下图所示。
 
抽屉标签
 
    制作抽屉标签是一种可视化的管理手段,便于工作人员快速查找抽屉内物品。
 
    ► 办公桌面物品定置
 
    办公桌面物品有两种,一种是方形物品,应采用四角定位线进行定位,另一种是圆形物品,应采用比圆形物品底面积稍大的环状标示线进行定位,如下图所示。
 

办公桌物品定置
 
    对办公桌面上的物品进行定位,能够有效维持桌面的整洁、干净。
 
    ► 文件标识
 
    对文件进行标识即将文件归档装入文件夹或档案袋,并放入相应的文件柜,如下图所示。
 

文件夹标识
 
    文件标识有三项内容,一是文件柜标识,说明柜内文件的类别,如柜内文件分类较多则进一步设置标识;二是为柜内文件夹设置标识,说明文件夹内文件的目录、介绍;三是为便于拿取、归放文件而做的定位管理。
 
    ①柜门标识。制作标示牌,并在上面标明文件柜编号、柜内文件类别、所属部门,然后粘贴在文件柜左上角。
    ②文件夹标识。文件夹侧面的标识应标明夹内文件的二级分类名称和所属部门,或将目录索引放在文件夹内首页,标明文件夹内所放文件的具体名称。
    ③文件夹定位管理。应用斜线标识文件夹,在放回文件夹时,依据文件夹侧而标识上的斜线高度或斜三角的宽度,能立即辨认出该文件夹的位置,既保证了文件夹放在固定位置,又缩短了放回文件夹的时间。
 

3办公室清扫、清洁、素养

 

    清扫、清洁、素养,是整理、整顿效果的维护、维持和深化。
 
     清扫
 
    清扫就是把工作场所及办公设备、桌椅等清扫干净。需要注意的是,清扫活动并不是一劳永逸的事情,而是每天都要坚持做的。为了督促每天的清扫活动正常开展,行政管理人员应制订详细的清扫确认表,每天的清扫工作完成之后由责任人在表上签字确认,以保证执行到位。清扫确认表如下表所示。
 

清扫确认表


 
    ► 清洁
 
    清洁是在前3S的基础上,进一步标准化、制度化和持续化的过程,并通过必要的宣传手段提高员工的认识,其内容主要包括以下几个方面。
 
    ① 确认和落实前三项活动。
    ② 运用可视化管理,制订检查方法。
    ③ 通过制订奖惩方法,加强执行力。
    ④ 领导带头维持,将改善效果持续化。
 
    5S活动如果不能贯彻到底,又会回到混乱无序的状态。例如,办公桌经过前面的整理、整顿、清扫,干净、整洁,但没过几天又会变成老样子,文件堆积如山,办公用具找不到。因此,前面三项的成果需要通过不断地清洁来维持。
 
    ► 素养
 
    行政管理人员应制订相应的规章制度,对前面4S的执行情况进行定期或不定期检查,以帮助公司员工养成良好的习惯,提高工作素养。
 
    其内容应包括统一着装、佩戴工牌;制订公司有关规则、规定;制订礼仪守则;开展各种活动,如晨会,礼貌运动等。以下是一些活动形式的介绍。
 
    ①寻宝活动。动员员工将平时注意不到的脏乱差的和整顿不到位的地方找出来,以1个月为周期,要求每个员工每月至少找出5个“宝贝”。
    ②洗澡活动。给办公设备、墙壁、地板、门窗“洗个澡”,让它们焕然一新。在“洗澡”前,行政人员应先拍照,在“洗澡”后对同一地方再次拍照,通过图片对比效果。
    ③命名活动。用对团队作出特殊贡献的员工的名字命名某设备、小组或项目。
    ④晨会制。每天早晨,花10分钟的时间召开简短的会议,回顾前一天的工作,介绍当天的工作计划,并表彰先进、批评落后。

 
(责任编辑:小文)
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