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仓库管理制度标准

时间:2014-07-31 11:37来源:立正顾问机构 作者:小文 点击:
仓库管理制度标准包括仓库管理制度、进料与物资领用制度、成品仓储管理制度等内容,仓储人员应严格按照仓库管理制度执行,明确其管理内容,规范其作业程序。
    仓库管理制度标准是进行仓库作业管理的范本,使仓库人员了解仓库作业管理方面的要求,为获得仓库作业最佳管理效果提供制度保障。
    仓库管理制度标准包括仓库管理制度、进料与物资领用制度、成品仓储管理制度等内容,仓储人员应严格按照仓库管理制度执行,明确其管理内容,规范其作业程序。
 
    一、仓库管理制度
    第一章  总则
    为使仓库管理工作规范化,保证仓库和库存物资的安全完整,更好地为公司经营管理服务,结合本公司的具体情况,特制订本规定。
    第一条  仓库管理工作的任务:
    1.根据本制度做好物资出库和人库工作,并使物资储存、供应、销售各环节平衡衔接。
    2.做好物资的保管工作,据实登记仓库实物账,及时编报库存报表,经常清查、盘点库存物资,做到账、卡、物相符。
    3.积极开展废旧物资的回收、整理、利用工作,协助做好呆滞物资的处理工作。
    4.做好仓库安全保卫、防火及卫生工作,确保仓库和物资的安全,保持库容整洁。
    第二条  公司各部门所购一切物资材料,严格履行先入库、后领用的规定,如属直提使用部门或场所,亦必须事后及时补办出、入库手续。
    第三条 本规定适用于公司所有库管部门及库管部门工作人员。
    第二章  入库管理规定
    第一条  采购物资抵库后,库管人员要按照已核准的“订货单”或“采购申请单”和“送货单”仔细核对物资的品名、规格、型号、数量及外包装是否完好无损,库管人员要认真验收物资的数量、名称是否与发票相符,同时请申购部门及质量管理部门协同验收材料质量,对于实物与发票内容不符的,办理入库手续要如实反映。对需要化验的原材料要附相应的合格化验报告。核对无误后将到货日期及实收数量填记于“订货单”或“采购申请单”,同时开具“入库单”办理入库手续。
    第二条  对于产成品入库,须有质量管理部门出具的产品质量合格证,库管人员填制“入库单”一式三份,经手人及库管人员双方核对无误后在“入库单”上签名,一联保管员留存作为登记实物账的依据,一联经手人带回生产车间做产量统计依据,一联交财务部作为成本核算和产成品核算的依据。
    第三条  因生产需要直接进人生产车间的材料物资,应填写“直提单”。(即同时办理入库出库手续)。
    第四条  对于物资验收过程中所发现的有关数量、质量、规格、品种等不相符现象,库管人员有权拒绝办理入库手续,并视具体情况报告业务部门和财务部经理处理。
    第五条  质检单位与成品批次相符,单据齐全,不合格品不得入库。
    第六条  建立健全仓库保管账,详细记录物品的种类、数量、规格、价格、产地、来货时间、入库数量、出库数量和实存数量。
    第七条  定期进行账目核对,达到账账相符、账物相符、账长相符。
    第八条  如发现单货不符、外包装破损或其他质量问题,要及时向上级反映,同时通知售后服务部门、采购部门和厂家代表(如有),共同现场鉴定,必要时拍照记录。
    原则上单货不符的物资不得接受,如采购部门要收下该物资时,库管员要告知上级,并于单据上注明实际收货情况,并会签采购部门。
    第九条  物资抵库但库管部门尚未收到“订货单”或“采购申请单”时,库管员应先洽询采购部门,确认无误后始得办理入库手续。
    第十条  发生退库或退货产品时要认真审核“退货单”或有关凭证,核查批准手续是否齐全,认真记录退库或退货产品数量、质量状况。退库或退货产品要单独存放,如可重新销售应优先出库。
    对于使用单位退回的物资,库管员要依据退库原因,研判处理对策,如原因系由于供应商所造成的,要立即通知采购部门。
    第十一条  入库时要认真查抄入库号码,填写人库号码单。每日业务终了,及时将入库号码单报至统计员处输入计算机。
    第三章  出库管理规定
    第一条  严格按出库程序办理手续,保管员接到出库单,要及时按出库单价所列编号、品名、数量、品级备货,出库物品价值在500元以上者属于教学物品由首席教练签批,其他物品一律由中心主任签批。
    第二条  理材料物资的出库,库管人员要填制出库凭证,由库管人员、经手人双方同时签字,由经手人持一式三联的凭证送经手人主管审核,经手人持主管审核签字后的凭证到财务部门由会计审核,经审核过的凭证留下第二联做记账依据,第一联由经手人留存,持第三联到仓库办理材料的出库。
    第三条  对于一切手续不全的提货、领料事项,库管人员有权拒绝发货,并视具体情况报告业务部门和财务部门经理处理。
    第四条  办理出库时要认真审核“出库单”或“领用单”,核查出库批准手续(特别是有无财会部门收讫、转讫戳记)是否齐全,严格依据所列项目办理出库,并核签有关单据。
发现计算有误时要立即通知开票人员更正后发货。
    第五条  发放物资时要坚持“推陈储新、先进先出、按规定供应、节约”的原则,发货坚持一盘底、二核对、三发货、四减数。同时坚持单货不符不出库、包装破损不出库、残损变形不出库、啧头不清不出库。
    对贪图方便,违反发货原则造成物资变质、大料小用、优材劣用以及差错等损失,库管员负经济责任。
    第六条  优先保证自提商品,及时准确交给货主并当面点清。
    第七条  出库时要认真查抄出库号码,填写出库号码单。每日业务终了,及时将出库号码单报至统计员处输入计算机。
    第四章  物资储存保管制度
    第一条  物资的储存保管,原则上应以物资的属性、特点和用途规划设置仓库,物品摆放要按品种分类,并根据仓库的条件考虑划区分工,合理有效使用仓库面积。
    物品摆放要建立位置图、标记和物料长,写明日期、品种规格、数量,按入库出库数量及时更改物料长,并填写领用日期和领用人。凡吞吐量大的落地堆放,周转量小的用货架存放。落地堆放以分类和规格的次序排列编号,上架的以分类四号定位编号。
    第二条  仓库管理员要及时登记各类物资明细账,做到日清月结,达到账账相符,账物相符、账卡相符。
    第三条  每月月底之前,库管人员要对当月各种材料物资收发予以汇总,并编制报表上报财务部。
    第四条  库管人员对库存物资要旬点月盘。每旬要看账点物,月末盘点对账。发现盈余、短少、残损或变质,必须查明原因,分清责任,及时写出书面报告,提出处理意见,报财务部经理。
    第五条  做好仓库与供应、销售环节的衔接工作,在保证生产供应、合理储备的前提下,力求减少库存量,并对物资的利用、积压产品的处理提出建议。
    第六条  根据各种物资的不同种类及其特性,结合仓库条件,保证仓库材料物资定置摆放,合理有序,保证物资的进出和盘存方便。
    第七条  对于易燃、易爆、剧毒等物资,应指定专人管理,并设置明显标志。
    第八条  建立健全出人库人员登记制度。
    第九条  严格执行安全工作规定,切实做好防火、防盗工作,保证仓库和物资财产的安全。
    第十条  物资堆放的原则是:
    1.本着“安全可靠、作业方便、通风良好”的原则合理安排垛位和规定地距、墙距、垛距、顶距。
    2.按物资品种、规格、型号等结合仓库条件分门别类进行堆放(在可能的情况下推行五五堆放),要做到过目见数、作业和盘点方便、货号明显、成行成列、文明整齐。
    第十一条  建立码放位置图、标记、物料卡并置于明显位置。物料卡上载明物资名称、编号、规格、型号、产地或厂商、有效期限、储备定额。
    第十二条  库存物资在装卸、搬运过程中要轻拿轻放,不可倒置,保证完好无损。
    第十三条  仓库建立库存数量账,每日根据出入库凭单及时登记核算,月终结账和实盘完毕后与财会部门对账。
    第十四条  经常进行盘点,做到日清月结,按规定时间编报库存日报和库存月报。
    每月必须对库存物资进行实物盘点一次,并填报库存盘点表。发现盈余、短少、残损或变质,必须查明原因,分清责任,写出书面报告,提出处理建议,呈报上级和有关部门,未经批准不得擅自调账。    积极配合财会部门做好全面盘点和抽点工作,定期与财会部门对账,保证账表、账账、账物相符。
    保管员对库存物资要旬点月盘。要旬要看账点物,月末盘点对账。发现盈余、短少、残损或变质,必须查明原因,分清责任,及时写出书面报告,提出处理意见,报财务组长审核签字,由财务组按规定处理。
    第十五条  仓库环境卫生要每日清扫并作好保持工作,每次作业完毕要及时清理现场,保证库容整洁。
    第十六条  确实做好安全保卫工作,严禁闲人进入库区。建立和健全出入库登记制度,对因工作需要出人库人员、车辆按规定进行盘查和登记,签收“出门证”或填写“出入门证”。夜间定时巡逻,提高警惕。
    第十七条  确实做好防火安全工作,库区内严禁吸烟、携人易燃易爆物品和明火作业。对库区的电灯、电线、电闸、消防器具、设施要经常检查,发现故障及时维修排除,不得擅自挪动或挪用消防器具。
    第五章  库存控制与分析管理规定
    第一条  掌握和应用现代仓储管理技术与ABC分析法,实行工作质量标准化,不断提高仓库管理水平。
    A、 B、 C分析法指按成本比重高低将各存货项目分为A、 B、C三类,对不同类别的存货采取不同的控制方法。A、B、C分类法的划分标准、控制方法及适用范围之间的关系见下表:
 
 
    第二条  库管部门要会同有关部门(财会、采购、销售等)协商制订合理采购批量和库存安全量,降低存货总成本,加速资金周转,提高资金的使用效果。
    第三条  做好仓库与采购、销售环节的衔接工作,在保证经营供应、管理需要等合理储备的前提下,力求减少库存量。
    第四条  定期进行库存物资结构与周转分析,及时上报预警信息,协助做好报损、报废和呆滞物资的处理工作。
    第六章  库管人员工作要求与纪律
    第一条  仓库人员要严格遵守仓库保管纪律,其内容如下:
    1.严禁在仓库内吸烟,严禁酒店值班或当半饮酒。
    2,严禁无关人员进入仓库。
    3.严禁未经财务组长同意涂改账目。
    4.严禁在仓库堆放杂物、废品。
    5.严禁在仓库内存放私人物品。
    6.严禁私领私分仓库物品。
    7.严禁在仓库内闲谈、嬉笑、打闹。
    8.严禁在仓库内涂改账目、抽换账纸。
    9.严禁随意动用仓库消防器材。
    10.严禁在仓库内乱接电源、临时电线及临时照明设施。
    第二条  严格履行出入库手续,对无效凭单或审批手续不健全的出、入库作业请求有权拒绝办理,并及时向上级反映。
    第三条  妥善保管出入库凭单和有关报表、账簿,不可丢失。
    第四条  做好保密工作。
    第五条  库管员调动工作时,一定要办理交接手续,由上级监交,只有当交接手续办妥之后,才能离开工作岗位。移交中的未了事宜及有关凭单,要列出清单三份,写明情况,双方与上级签字,各保留一份。
    第六条  监督做好文明安全装卸、搬运工作,保证物资完整无损。
    第七条  做好仓库的安全、防火和卫生工作,确保仓库和物资安全完整,库容整沽。
    第八条  做好仓库所使用的工具、设备设施的维护与管理工作。
    第九条  严格遵守仓库工作纪律:
    1.严禁在仓库内吸烟、动用明火。
    2.严禁酒后值班。
    3.严禁无关人员进人仓库。
    4.严禁未经财务总监同意涂改账目、抽换账纸。
    5.严禁在仓库堆放杂物。
    6.严禁在仓库内存放私人物品。
    7.严禁私领、私分仓库物品。
    8.严禁在仓库内谈笑、打闹。
    9.严禁随意动用仓库的消防器材。
    10.严禁在仓库内私拉乱接电源、电线。
    第十条  未按本规定办理物资人、出库手续而造成物资短缺、规格或质量不合要求的和账实不符,库管员要承担由此引起的经济损失,其上级负领导责任,并视情节按公司《员工奖惩制度》相应条款进行处罚。
    第七章  预防事故与检查
    第一条  仓库人员要做好各种防患工作,确保物资的安全保管。不出事故。预防内容包括:防火、防盗、防雨、防潮、防锈、防霉、防鼠、防虫。
    第二条  检查包括以下内容:
    1.上班必须检查仓库门锁有无异常,物品有无丢失。
    2.下班检查是否锁门、拉闸、断电及不安全隐患。
    3.必须经常检查调查库内干、湿度,保持通风。
    4.检查易燃、易爆物品存放的安全程度,及时采取补救措施。
    第八章  附则
    第一条  公司各库管部门要依据本制度制订实施细则。
    第二条  本制度由公司总部库管部负责制订、解释并检查、考核。
    第三条  本制度报董事会批准后施行,修改时亦同。
    第四条  本制度施行后,原有的类似制度自行终止,与本制度有抵触的规定以本制度为准。
    第五条  本制度自颁布之日起施行。
 

 

    二、进料与物质领用制度
    第一章  进料验收管理制度
    第一条  本公司对物料的验收以及人库均依本办法作业。
    第二条  待收料。
    物料管理收料人员于接到采购部门转来已核准的“采购单”时,按供应商、物料别及交货日期分别依序排列存档,并于交货前安排存放的库位以利收料作业。
    第三条  收料。
    1.内购收料。
    (1)材料进厂后,收料人员必须依“采购单”的内容,并核对供应商送来的物料名称、规格、数量和送货单及发票,清查数量无误后,将到货日期及实收数量填记于“请购单”,办理收料。
    (2)如发觉所送来的材料与“采购单”上所核准的内容不符时,应即时通知采购处理,并通知主管,原则上非“采购单”上所核准的材料不予接受,如采购部门要收下该等材料时,收料人员应告知主管,并于单据上注明实际收料状况,并会签采购部门。
    2.外购收料。
    (1)材料进厂后,物料管理收料人员即会同检验单位依“装箱单”及“采购单”开柜(箱)核对材料名称、规格并清点数量,并将到货日期及实收数量填于“采购单”。
    (2)开柜(箱)后,如发觉所载的材料与“装箱单”或“采购单”所记载的内容不同时,通知办理进口人员及采购部门处理。
    (3)其发觉所装载的物料有倾覆、破损、变质、受潮……等异常时,经初步计算损失将超过5000元以上者(含),收料人员即时通知采购人员联络公证处前来公证或通知代理商前来处理,并尽可能维持异状态以利公证作业,如未超过5000元者,则依实际的数量办理收料,并于“采购单”上注明损失数量及情况。
    (4)对于由公证或代理商确认,物料管理收料人员开立“索赔处理单”呈主管核示后,送会计部门及采购部门督促办理。
    第四条  材料待验。
    进厂待验的材料,必须于物品的外包装上贴材料标签并详细注明料号、品名规格、数量及入厂日期,且与已检验者分开储存,并规划“待验区”以为区分,收料后,收料人员应将每日所收料品汇总填入“进货日报表”以为人账清单的依据。
    第五条  超交处理
    交货数量超过“订购量”部分应予退回,但属买卖惯例,以重量或长度计算的材料,其超交量的3%(含)以下,由物料管理部门于收料时,在备栏注明超交数量,经请购部门主管(含科长)同意后,始得收料,并通知采购人员。
    第六条  短交处理。
    交货数量未达订购数量时,以补足为原则,但经请购部门主管(科长含)同意者,可免补交,短交如需补足时,物料管理部门应通知采购部门联络供应商处理。
    第七条  急用品收料。
    紧急材料于厂商交货时,若物料管理部门尚未收到“请购单”时,收料人员应先洽询采购部门,确认无误后,始得依收料作业办理。
    第八条  材料验收规范。
    为利于材料检验收料的作业,质量管理部门就材料重要性及特性等,适时召集使用部门及其他有关部门,依所需的材料质量研订“材料验收规范”,呈总经理核准后公布实施,以为采购及验收的依据。
    第九条  材料检验结果的处理。
    1.检验合格的材料,检验人员于外包装上贴合格标签,以示区别,物料管理人员再将合格品入库定位。
    2.不合格验收标准的材料,检验人员于物品包装贴不合格的标签,并于“材料检验报告表”上注明不良原因,经主管核示处理对策并转采购部门处理及通知请购单位,再送回物料管理凭此以办理退货,如特采时则办理收料。
    第十条  退货作业。
    对于检验不合格的材料退货时,应开立“材料交运单”并检附有关的“材料检验报告表”呈主管签认后,凭此异常材料出厂。
    第十一条  实施修正。
    本办法呈总经理核准后实施,修订时亦同。
    第二章  物资领用制度
    第一条  凡属本公司自办工程或代办工程的材料领用,一律使用材料管理表,分开进口材料、国产材料一式五份单式填写。
    填表时表内应清楚地填上工程名称、成本中心、工程编号、施工单位、经成本中心授权人签名批准,并盖有工程部工程材料专用章,交由物资部计划组办理计划审核,盖上计划审核章,仓库才办理领料手续。
    第二条  各部、分公司部门领用正常的维护材料时,只须填写货仓取货申请单一式三份,清楚地填上部门或科室名称,成本中心编号,经成本中心授权人签名批准后,由物资部计划组办理计划审核,盖上计划审核章,仓库才办理领料手续。
    第三条  在填写工程材料管理表或货仓取货申请单时,将进口材料和国产材料分开单式填写,领取数量一栏必须要用规定字体填上领取的数量。如果需将原数量修改,应由授权人确认签名,否则物资部有权不给办理审核发料。
    第四条  坚持工程材料、维护材料专项专用的原则,不允许将工程材料、维护材料用在其他工程上。各分公司承接的代办工程,经工程部门审批后,物资部才给予办理审核领料手续,代办工程需自购材料,要有工程部开具工程材料预算表,经物资部领导审批后才给予购买。
    第五条  各部、分公司需要的劳动保护用品,开单经本部门成本中心授权人签名后,再由人事部主管劳动保护用品的有关人员审批签名,才给予办理审核领料手续。
    第六条  各单位要严格按本单位拟定的年度材料计划进行领料。对无计划和超计划领料,物资部有权不给予审核发料。同时不允许维护材料多领多占,影响工程材料的正常使用。
    第三章  关于明确领用物资材料授权人及有关的规定
    为了适应公司机构及人员的变化,现对各部门领用物资材料授权人做相应调整(授权人员表附后),原授权人的授权同时取消。并对授权人的领用物资材料权限作如下的规定和说明:
    第一条  各种物资材料的转让和外售,一律由物资供应部批准。售往特区外的物资材料,由总经理批准。
    第二条  蹭送物品,由总经理办公室报总经理审批领取。
    第三条  办公用品器材的领用,由专业归口管理部门审批。
    第四条  车辆、电脑、录像机、复印机、仪器仪表、多功能电话机等,以及价值1000元以上、使用年限一年以上的固定资产的购置和领用,属预算内的应经专业归口管理部门审核批准,报物资供应部购买;属预算外的报总经理批准,由物资供应部办理。
    第五条  工程施工材料的领用由工程部审批,领用工程材料时,领料单上必须完整地填写成本中心及工程编号,连同工程管理表一齐交物资供应部计划室审核后,方可办理领料手续。
    第六条  本中心编号,交物资供应部计划室审核后,方可办理领料手续。
    第七条  各有关部门应预先做好年度、季度物资材料需求计划,以便物资供应部有计划地、及时地供应生产所需材料。计划内的物资材料由物资供应部计划室核准凭计划供给,计划外的物资材料由物资供应部计划室酌情供应,应急材料如物资供资供应部同意,部门经理批准后自购。
    第八条  各部门领用材料时,应严格按照领料单规定的内容和要求填写。不准在领料单上作任何更改,如填写错误,必须重新填写。对不符合规定的领料单,仓库有权拒发。
    第九条  各独立核算的下属公司,如需购买物资材料,可向物资供应部做计划申请,也可自行采购。


 

 
    三、成品仓储管理制度
    第一章  总则
    第一条  目的。
    为使本公司成品的缴库、保管、交运、销货退回及滞存品处理等事务流程有所遵循,特制订本准则。
    第二条  范围。
    有关成品仓储管理作业,包括库位规划、收发货作业及仓储管理事务,依本准则的规定办理。
    第二章  库位规划
    第一条  库位规划与配置。
    1.物料管理科应依成品缴出库情况、包装、方式等规划所需库位及其面积,以使库位空间有效利用。
    2.库位配置原则应依下列规定:
    (1)配合仓库内设备(例如油压车、手推车、消防设施、通风设备、电源等)及所使用的储运工具规划运输通道。
    (2)依销售别、产品别分区存放,同类产品中计划产品与订制产品应分区存放,以利管理。
    (3)收发频繁的成品应配置于进出便捷的库位。
    (4)将各项成品依品名、规格、批号规定库位,标明于“库位配置图”上,并随时显示库存动态。
    第二条  成品堆放。
    物料管理科应会同质量管理科质量管理人员,依成品包装形态及质量要求设定成品堆放方式及堆积层数,以避免成品受挤压而影响质量。
    第三条  库位标示。
    1.库位编号依下列原则办理,并于适当位置作明显标示:
    (1)层次别,依A、B、C顺序由下而上逐层编订,没有时填“〇”
    (2)库位流水编号。
    (3)通道别,依A、B、C顺序编订。
    2.计划产品应于每一库位设置标示牌,标示其品名、规格及单位包装量。
    3.物料管理科库位配置情况绘制“库位标示图”悬挂于仓库明显处。
    第四条  库位管理。
    1.物料管理科收发料经办人员应掌握各库位,各产品规格的进出存动态,并依先进先出原则指定收货及发货单位。
    2,计划产品每种规格原则上应配置两个以上小库位,以备轮流交替使用,以达到先进先出的要求。
    第三章  收货管理
    第一条  成品缴库方式。
    1.缴库部门开立“进仓明细表”一式二联,连同缴库品送至物料管理科,经收货人员签收并存放于指定库位后,第一联送回缴库部门存查,第二联由收货人员持回凭以核对“成品缴库单”。
    2.缴库部门依当日的“进仓明细表”汇总开立“成品缴库”,送物料管理科核对签认后第一联送会计部门,第二联送物料管理科据以转记“成品库存日(月)表”,第三联送回缴库部门。
    第二条  收货注意事项。
    物料管理科就缴库内容与成品缴库单的内容确实核对,如发现的缴库原因代号、品名、规格、产品与缴号的数量、包装或商标不符时,应即时通知缴库部门更正。
    第四章  发货管理
    第一条  交运期限控制。
    1.凡遇下列情况之一者,物料管理应于一日前办妥“成品交运单”,并于一日内交运。
    (1)计划产品接获客户的“订货通知单”时的交货日期。
    (2)内销、合作外销订制品,依客户需要日期。
    2.直接外销订制品缴库后,配合结关日期交运。
    第二条  发货注意事项:
    1.物料管理科接到“订货通知单”时,经办人员应依产品规格订货通知单编号顺序列档,内容不明确应即时反映业务部门确认。
    2.因客户业务需要,收货人非订购客户或收货地点非其营业所在地者,依下列规定办理:
    (1)经销商的订货、交货地点非其营业所在地者,其“订货通知单”应经业务部主管核签方可办理交运。
    (2)收货人非订购客户者应有订购客户出具的收货指定通知始可办理交运。
    (3)物料管理科接获“订制(货)通知单”得以发货,但有指定交运日期者,依其指定日期交运。
    (4)订制品(计划品)在客户需要日期前缴库或“订货通知单”注明“不得提前交运”者,物料管理科若因库位间题提交交运时,应先联络业务人员转知客户同意,且收到业务部门的出货通知后始得提前交运,若系紧急出货时,应由业务部主管通知物料管理科主管先予交运再补办出货通知手续。
    (5)未经办理缴库手续的成品不得交运,若需紧急交运时须于交运同时办理缴库手续。
    (6)订制品交运前,物料管理科如接到业务部门的暂缓出货通知时,应立即暂缓交运,等收到业务部门的出货通知后再办理交运。紧急时可由业务部门主管先以电话通知物料管理科主管,但事后仍应立即补办手续。
    (7)“成品交运单”填立后,须于“订货通知单”上填注日期、“成品交运单”编号及数量等以了解交运情况,若已交毕结案则依流水号顺序整理归档。
    第三条  承运车输调派与控制。
    1.物料管理科应指定人员负责承运车辆与发货人员的调派。
    2,物料管理科应于每日下午四时以前备妥,第二天应交运的“成品交运单”,并通知承运公司调派车辆。
    3.如承运车辆可能于营业时间外抵达客户交货地址者,成品交运前,物料管理科应将预定抵达时间通知业务部门转告客户准备收货。
    第四条  内销及直接外销的成品交运。
    1.成品交运时,物料管理科应依“订制(货)通知单”开立“成品交运单”,由业务部门开立发票,客户联发票核对无误后寄交客户,存根联与开剩的发票于下月2日前汇送会计部门。
    2.“订货通知单”上注明有预收款者,于开立“成品交运单”时,应于“预收款”栏内注明预收款金额及发票号码,分批交运者,其收款以最后一批交运时为原则,但“订货(制)通知单”内有特殊规定者,遵从其规定。
    3.承运车辆入厂装载成品后,发货人及承运人应于“成品交运单”上签章,第一、二联经送业务部核对后第一联业务部存,第二联会计核对入账,第三、四联交由承运商于出货前核点无误后始得放行。经客户签收后第三联送交运客户,第四、五联交由承运商送回物料管理科,然后把第四联送回业务部依实际需要寄交运客户,第五联由承运商持回,据以申请运费,第六联物料管理科自存。
    第五条  客户自运。
    1.客户要求自运时,物料管理科应先联络业务部门确认。
    2.成品装载后,承运人于“成品交运单”上签认,依第十二条规定办理。
    第六条  直接外销的成品交运。
    1.物料管理科应于结关前将成品运抵指定的码头或货柜场以减少额外费用(如特验费、监视费等)。
    2.成品交运时,物料管理科应依“外销订货通知单”开立“成品交运单”一式六联,第四、五联,交由承运商送码头或货柜场报关签收后,第四联存于物料管理科,第五联经报关行签收后由承运人持回据此申请费用。
    3.外销发票正联业务部门收存,存根联与开剩的发票则子下个月二日前汇总送会计部门。
    4.成品需于厂内装柜时应依下列规定办理:
    (1)物料管理科应于接到业务部门领柜通知后,即联络货柜入厂装运。
    (2}装柜时应依客户要求的装柜方式作业,装毕后货柜应以封条加封。
    第七条  成品交运单的更正。
    “成品交运单”因交运内容更改或填单错误需要更正时,依下列规定办理:
    1.“内销交运单”的更正:
    (1)尚未交运:开单人员应于原单错误处更正,并加盖更正章,如果难以更正,则将原单各联加盖“本单作废”字样,重开“成品交运单”办理交运。作废的“成品交运单”第联留仓运科,其余各联依序装订成册送会计核对存档,另开错误的发票则加盖“作废”章,存于原发票本。
    (2)已交运:开单人员应立即开立“交运更正单(内销)”第一、二、三联送业务部核对后,第一联业务部存,第二联送会计,第三联依实际需要转送交运客户,第四联寄送客户,第五、六联存于仓运科。
    (3)如发票已送客户,因错误而需要重开者,应将新开发票连同“交运更正单”第四联送业务部门转交客户,并需督促客户取回原开发票。
    2.“外销成品交运单”的更正:
    (1)尚未交运:比照本条第(一)款的第一项的规定办理。
    (2)已交运:经办人员应立即至交运的码头或货柜场办理“装箱单”等报关文件的更正,并立即开立“交运更正单”,其流程与发票的更正比照第(一)款的规定办理。
    (3)“交运更正单”不得作为出厂凭证。
    第八条  “成品交运单”签收回联的审核及追责。
    1.审核:
    物料管理科收到“成品交运单”签收回联有下列情况者,应即附有关单据送业务部门转客户补签:
    (1)未盖“收货章”者。
    (2)“收货章”模糊不清难以辩认,或非公司名称全衔者。
    (3)其他用途章(如公文守用章)充当“收货章”者。
    2.追责:
    物料管理科于每月10日前就上月份交运的签收回联尚未收回者应立即追责,并依合同规定罚扣运费,同时应于月底前收集齐全,依序装订成册送会计科核对存查。
    第九条  运费审核。
    1.物料管理科每月接获承运公司送回的“成品交运单”签收回联、“运费明细表”及发票存根,应于5日内审核完毕,送回会计科整理付款。
    2.物料管理科审核运费时,应检视开单出厂及客户签收等日期,是否有逾期送达或违反合同规定,均依合同规定罚扣运费。
    3.若“成品交运单”签收回联有第十六条的签收异常者,除依规定办理外,其运费亦应暂缓支付。
    第十条  成品领用与发票逾月反应。
    1.物料管理科收到领用部门开立的“成品领用单”经审核无误后,依其请领数量发货。
    2.业务部每月初时把上月已出货未开立发票的客户,订货(制)单、品名规格、数量、交运地点及原因与对策填于“发票逾月未开立汇总表”,一式两份,一份业务部存,一份送会科据以核对。
    第五章  退货品管理
    第一条  运输的联络。
    物料管理科接到业务部门送达的“成品退货单”应先审查有无注明依据及处理说明,若没有应将“成品退货单”退回业务部门补充,若有则依“成品退货单”上的客户名称及承运地点联络承运商运回。
    第二条  退货品的验收。
    1.退货品运回工厂后,仓运科应与有关人员确认退回的成品异常原因是否正确,若确属事实,应将实退数量填注于“成品退货单”上,并经点收人员、质量管理人员签章后,第一联存于会计部门,第二联送收货部门,第三联由承运人携回依此申请费用,第四联送业务部向客户取回原发票或销货证明书。
    2.物料管理科收到尚无“成品退货单”的退货品时,应立即联络业务部门主管确认无误后先暂予保管,等收到“成品退货单”后再依前付款规定办理。
    第三条  退货品的处理。
    退货品的处理方式系需重处理者,物料管理科应督促处理部门领回处理。
    第四条  退货的更正。
    1.若退回成品与“退货单”记载的退货品不符时,物料管理科应暂予保管(不入库),同时于一式三联的“成品退货单”填注实收情况后,第三联由运输公司携回依此申请运费,第二联送回业务部门处理,第一联暂存仓运科依此督促。
    2.业务部门查验退货品确属无误时,应依实退情况更正“退货单”,送物料管理科办理销案。
    3.倘退货品系属误退时,业务部门应于原开“退货单”第四联注明“退货品不符”后,送回物料管理科据以办理退回客户,将其交运作业按第十二条的规定办理,并在“成品交运单”注明“退换货不入账”,本项退回的运费应由客户负担。
    第六章  滞成品管理
    第一条  滞成品分类、提报。
    1.滞成品部分由物料管理科依类别及分配的库位编号编列存放,并就每一堆置单位(如一垫板)固定库位存放便于管理。
    2.滞成品的发生原因及代号:
    A.正常品缴库后满六个月未销售或未售完者。
    B.正常品缴库后虽未满六个月,但有变质的顾虑者。
    C.与正常品同规格或其他因素未能出库者(异常品)。
    D.每批生产所发生的次级品。
    E.订单取消时。
    F.超制、短码尾数时。
    G.试制品。
    H.销退重整列为次级者。
    I.其他。
    3.物料管理科应于翌月6日前汇总填制“滞成品处理月报表”,呈主管核签,第一联送总经理处理,第二联自存。
    第二条  滞成品发货。
    物料管理科于接到业务部门指定滞成品的“订货通知单”后,依第四部分发货管理规定办理。
    第七章  储存管理
    第一条  账务。
    物料管理科收到“成品明细表”后,应立即以有关单据核对,如发现异常应立即办理更正。
    第二条  盘点。
    1.库存成品应作定期或不定期盘点,盘点时由会计科将盘点项目依规格填具“成品盘点表”会同物料管理科盘点,并按实际盘点数量填入数量栏内。
    2.实施电脑化后,“成品盘点表”由电脑出表。
    3.会计科将“成品盘点表”的盘点数量与账面数量核对,若有差异即填具“盘点异常报告单”,并计算其盘点盈亏及金额,送物料管理科查明原因,再送业务部主管研判,拟具改善措施呈总经理核决。
    4.盘盈亏数量经核决后,由物料管理科开立“调整单”,第二联送会计部门,第一联仓运科自存。
    第三条  消防设备。
    仓库内一律严禁烟火,物料管理科应于仓库明显处悬挂“严禁烟火”标志,并依工业安全卫生管理的规定设置消防设备,由总务科指定专人负责管理,每日至少检查一次,如有故障或失效,应立即申请补充,并配合厂区消防训练,以提高应对能力。
    第四条  库房管理应注意事项。
    1.仓库内应经常维持清洁,并随时注意通风情况。
    2.易燃品、易爆品或违禁品不得携入仓库,物料管理科应随时注意。
    3.仓库内不得吸烟,若因工程需要烧焊时,应先报备,并派专人负责才可进行。
    4.物料管理科对所经营的成品库存及仓运设备应负安全使用之责,如果破损应立即反映主管并立即委托修护。
    5.未经物料管理科主管核准,有关人员不得进人仓库,搬运完毕后,亦不得在仓库逗留。
    6.物料管理科人员于下班离开前,应巡视仓库查看电源、水源是否关闭,以确保仓库的安全。


 
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