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制药企业导入“5S管理”

时间:2014-06-30 14:06来源:立正顾问机构 作者:小文 点击:
5S管理简单、易学,实践性强的特点已被该制药企业试点部门的员工所认同。从实践来看,导入“5S”管理对执行GMP具有补充的效果。
  企业“5S”管理不仅可以提高工作质量和效率,而且可使员工养成规范细致的好习惯,为企业进步打下坚实的管理基础。本文结合上海某药制药企业导入“5S”管理模式的实践,对导入“5S”管理的动因、方法、关键控制作一概述。 
 
  源于以丰田公司为代表的日本企业的“5S”管理,对塑造企业形象、降低成本、准时交货、安全生产、高度标准化、营造舒适宜人的工作现场和环境等效果明显,得到了转型为以成本、质量、交货期为主要职能的上海某药制药企业的关注。分析与研究作为有别于汽车、机械加工、电子行业的制药企业导入“5S”管理模式,以期获得管理常态化、降低成本、准时交货、质量高度的标准化、塑造良好的企业形象等效应。 
 
  1.“5S”管理的基本要素 
 
  “5S”是指整理(Seiri)、整顿( Seiton)、清扫(Seiso)、清洁(Seiketu)、素养(Shitsuke),因为这5个词的第一字母都是以“S”开头,所以简称为“5S”。 
 
  2.该制药企业导入“5S”管理的动因分析 
 
  2.1 导入“5S”管理的一般动因 
 
  导入“5S”管理的动因基本可分为3种类型:①上级公司的要求,下属企业将导入“5S” 管理当作任务不得不去做。②咨询管理公司的游说或同行的推荐。从这两种动因来看,第一种是下属企业将导入“5S” 管理当成任务,不得不做,企业自身没有积极性;第二种是企业将导入“5S” 管理当做面子工程来做,形式大于内容。结果往往是企业花费了资金,却伤害了员工的积极性,给企业以后的变革埋下隐患。③企业高层管理团队为实现常态管理,提升企业成本、质量,交货期这3方面的管控[2],通过反复学习,反复比较众多的管理模式,而采用的一种管理模式。该制药企业即以此为动因而导入,因此,就有内源性动力,减弱了新旧管理模式冲突的程度,降低了导入的成本。 
 
  2.2 公司现状与导入“5S”管理的客观要求 
 
  转型中的该制药企业是以成本、质量,交货期为主要职责的公司,产品销售和原辅材料采购统一由外部公司承担。该制药企业拥有280个品规的生产批文,普药类占90%以上。常年生产40余个品规的产品,但大多以间歇方式小批量生产,且属于劳动密集型和自动化程度不高的企业。 
 
  众所周知,制药企业是有法律和法规强制规范的特殊企业。法律和法规对制药企业的工作场所洁净、物品定置管理、员工素养和文明生产等方面都有规范,该制药企业通过了cGMP和一些国际认证。然而,企业工作场所洁净、物品定置管理等难以保持可衡量的一贯性,所以,有必要导入“5S”管理模式。 
 
  3.实施“5S”管理 
 
  3.1 导入“5S”管理的方法 
 
  “5S”管理的导入一般有4种方式:①聘请一家经验丰富的咨询公司来做专业培训,企业边学边导入;②聘请一家经验丰富的咨询公司来做全过程的培训和导入;③聘请一家经验丰富的咨询公司来做培训并与企业共同导入“1~2S”,然后由企业全面主持导入;④企业依靠内部人员边学习边导入。 
 
  “5S”管理在中国被认可的时间有限,实施5S管理的制药企业也有限,直接从一家企业那里学习取经的可能性甚微,依赖目前仅有的书籍作参考,可能会出现学会了形,缺了神的现象或不了了之的结果。 
 
  基于采用第二种方法即费用大又不能培养自己的导入师,咨询公司一走,“5S”管理也就可能停滞不前甚至倒退,该制药企业采用了第三种方法,既能实现把“5S”管理的理念、方法、文化灌输到位又能使企业“5S”管理导入的组织者通过跟着咨询公司一起导入“1~2S”,在此过程中成长为内部咨询师,还能节省很大的费用。 
 
  3.2 “5S”管理理念的导入 
 
  “5S”管理只有当员工理解并参与其中,发挥员工的主动性、创造性才能真真取得实效。该制药企业首先组织主管以上的管理人员进行半年的培训,提高管理人员对“5S”管理的理解,消除管理人员对“5S” 管理的误解,增强管理人员对导入“5S”管理的信心。然后,组织全体班组长接受“5S”管理相关知识的培训。在此基础上,随着导入的每一阶段由咨询公司和公司管理人员轮流对员工实施培训,将“5S”管理理念灌输至每一位员工。 
 
  3.3 “5S”管理导入的步骤
 
  在 “5S”管理知识培训的初期,员工和管理人员对导入“5S”管理与执行GMP是否会产生冲突、“5S”管理是20世纪80年代制药行业推行的定置管理的再现、是请人来指导搞清洁卫生等问题有些疑惑。通过培训和广泛的宣传,消除了员工和管理人员的疑惑。公司采取以点带面,循序渐进的方法,选定1个车间试点实施,小范围组织推进,只做“整理”中的工作场所的必需品、非必需品的界定和整理。组织参与者交流,参与者从实际效果中产生了认同感。收到预期效果后,又选定行政办公室为办公楼的试点部门,实施必需品、非必需品的界定和整理。试点车间和办公室有序实施“5S”管理,为其他部门的实施起到了示范效应。 
 
  4.导入“5S”管理的关键因素 
 
  4.1 选择咨询管理公司 
 
  在国内咨询业蓬勃发展的今天,具有在制药企业导入“5S”管理经验的咨询管理公司不多。第一,企业应该对拟选的咨询管理公司所做的导入“5S”管理案例进行全面的书面考察,再选相似的样本案例做实地考察和学习。第二,请拟选的咨询管理公司进企业做现场调研分析,制定导入“5S”管理计划。第三,与拟选的咨询管理公司进行面谈,对拟定的咨询管理公司进行评估。第四,选择适应企业个性的咨询管理公司来提供服务。第五,与咨询管理公司签订合同。 
 
  4.2 建立组织与保障体系 
 
  该制药企业在导入“5S”管理的初始阶段,就成立了由公司领导班子全体成员组成的“5S”管理导入委员会,主任由总经理担任。导入委员会负责制定 “5S”管理总体计划、配置各类资源、制定导入“5S”管理考核及激励方案、定期召开“5S”管理导入委员会办公会议。保证了领导与干部思想的高度统一,信息的上下通畅,问题的及时解决。在试点部门成立生产执行委员会,执行委员会负责本部门按工作计划持续开展整理、整顿、清洁及相关的定置、标识化等现场管理、改善工作。成立由外部顾问和内部培训师组成的“5S”管理督导委员会,督导委员会负责制定实施导入“5S”管理计划、开展定期检查及审核工作、开展对部门导入“5S”管理领导团队的培养、开展对员工的“5S”管理认知的培训及宣传工作。 
 
  5.导入“5S”管理的收效 
 
  该制药企业通过实施“5S”管理的导入,现场管理水平有明显的提升,员工的自我管理意识得到增强。一年来员工提交不良点标签400余条,被采纳率为94.19%,闭环率达99%。与此同时,公司编制了实施“5S”管理导入的文件管理总则、 “5S”组织架构及相关人员职责、非必需品处理流程、不良点标签管理程序、一点课程管理程序、合理化建议管理程序、员工激励系统管理程序和培训管理程序等相关配套制度或流程,车间建立了TPM管理标准。 
 
  “5S”管理简单、易学,实践性强的特点已被该制药企业试点部门的员工所认同。从实践来看,导入“5S”管理对执行GMP具有补充的效果。持之以恒地导入“5S”管理,将使员工改变不良的日常行为习惯,形成事事讲究规范的氛围,起到再造企业文化的效果。“5S”管理成为企业提高工作效率、降低作业成本、保证质量和交货期的重要途径。 
(责任编辑:小文)
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