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为管理而管理,就是做虚工!

时间:2014-05-19 22:28来源:人力资源管理 作者:许士军 点击:
管理要简单有个条件,就是管理的目的不能是“防弊”,如果一想要防弊,管理就会开始变复杂。所以,如果想让管理更简单,愿景、价值、企业文化等层面,企业必需更加重视和强调。
  “简单”在管理上,其实是一个非常基本而重要的问题。尤其在台湾,管理已经走火入魔,愈来愈复杂。有句话说:“自由自由,多少罪恶假汝之名而行。”这句话套用在管理上,就是“制度制度,多少罪恶假汝之名而行。”自由本来是好事,可是许多罪恶却因自由而生。制度也是一样,管理为什么愈来愈复杂?就是因为制度而造成的。 
 
  我曾为一本书写过序,书名叫做《没有管理的管理》(Managing without Management),这两个名词代表不同的意义,Managing是指管理的功能(function),Management则是指组织、结构、规定、办法等等。管理本来是因为要Managing,所以有Management,但现在的管理,最后常常是Management的手段变成了目的。 
 
  用任务导向取代阶层分工 
  为什么会这样呢?因为以前企业Managing(管理)主要是为了生产产品,通常是大量、标准化、成本低的产品,就像台湾的代工业一样。为了要达到这样的绩效,就发明出一套方法,其核心观念叫做“分工”。分工的确有它的好处,可以让工作内容很清楚,可以用科学方法来找出最有效的要素。但是渐渐地,分工也带来很多的问题。 
  纯粹就分工这件事来说,工作容易变得单调、重复,但人的本性不喜欢做单调重复的工作,就会降低工作的满足感和意愿,所以组织就开始需要去监督,这使得组织必须叠床架屋,层层管理、考核,就增加了很多成本。而且员工愈来愈smart,你愈是监督,员工往往愈是跟你斗法,就变成一种恶性循环。 
  因为分工的关系,在工作上也需要更多的沟通和协调,增加了工作的负担。此外,在分工的情况下,你也很难期待员工可以创新,因为分工就会有规定和限制,什么都被规定死了,员工就不会去动脑筋思考,所以分工也不利于创新。在台湾的企业,尤其会有这样的矛盾和问题。 
  以前因为大家都用类似的方式在管理,成本相差不多,而且市场竞争比较不激烈,所以不会有太大问题。但现在外界环境不一样了,企业需要变,还要变得快,分工除了增加监督、协调的成本外,也因为有种种严格的规定,会让组织无法很快地对变化做出反应。 
  所以,现代的企业,必须要让自己变得简单,因为组织、规定一复杂,就没有弹性,就很难快速反应。要做到这一点,首先企业需要用“任务”代替分工,员工不是只做一个固定的工作,而是把一项任务交给员工,让他决定要怎么做。特别是对拥有专业知识的知识工作者,采取任务导向的管理更是重要。如果不给他空间,将他规定的死死的,他的专业知识反而无用武之地。 
  这样一来,过去用“产、销、人、发、财”来区分的组织,就可以改成以任务团队为主,有任务就有团队,一个任务一个团队,企业就可以变得更扁平,不就可以让组织变得更简单?在这样的结构下,组织要适应外界的变动也更加简单,因为那些层层节制、沟通协调都不用了,没有那么多层级,有事在第一线就可以解决,在工作上也更有弹性。 
 
  让员工知道该对谁负责 
  另一方面,企业也需要有“当责式管理”(Managing by Accountability)的概念,工作的责任,不再以职位分类、工作说明来界定。所谓的“当责”,是以组织整体的角度,看员工该向谁负责,也就是“Accountable to Whom or What”。政治上就有这样的设计,比如行政院长要向总统或立法院负责,总会有个当下要负责的对象。 
  同样地,在管理上这也很重要。企业如果想要简化,不能这个工作要怎样怎样监督、那个工作要怎样怎样监督。只要透过“当责式管理”,其实就简单多了,员工只要知道要对谁负责,工作和管理就很弹性,就不用那么多层级、会议、考核、沟通,在管理上不就变得更简单了? 
  换句话说,把金字塔层级那一套丢掉,让企业变成一种“内部创业”的组织,就不再需要很多人事和繁文缛节才能管理,效率也会更高。举例来说,全球顶尖的电机及自动化科技制造商艾波比(ABB),就把公司拆成5000个独立的利润中心。艾波比的营运体系只有3个层级,第一层是位于瑞士苏黎世的总部,由13人组成执行委员会。第二层则是两百多名资深主管,大部分是各业务领域的主管。至于第三层,就是5000个利润中心的管理人员。 
  每个艾波比的利润中心,都被要求关注眼前利益,也就是其服务的市场。透过这样的方式,艾波比的员工能够将心力专注在客户上,也更有能力把产品研究得更透彻。所以就连奇异(GE)前总裁威尔许(Jack Welch),都曾说希望奇异可以变成这样的公司。 

  管理的目的不是为了防弊 
  另外,管理要简单有个条件,就是管理的目的不能是“防弊”,如果一想要防弊,管理就会开始变复杂。所以,如果想让管理更简单,愿景、价值、企业文化等层面,企业必需更加重视和强调。如果没有这些,那就只能一直管、管、管了。而企业领导人就会扮演很重要的角色,领导人由上而下去倡导,会让简单的文化更容易在组织中落实。 
  以前的管理,常常都是“虚工”,做的多半是“为管理而管理”的管理工作。如果把管理工作由团队、员工、合作单位自行负责,企业要管的就单纯多了,也就可以达到所谓的简单管理。现在很多台湾的企业,还是用代工的思维在管理,所以普遍停留在纪律严明、层层监督的经营方式,但这样复杂的方式,会愈来愈无法应付未来的变迁和创新。让组织的管理迈向简单,将会是台湾企业发展的必然方向。 
 
  许士军:元智大学管理学院管理讲座教授。美国密西根大学企管博士,研究领域广及策略管理、营销管理、组织管理、国际企业管理等,堪称台湾的管理学权威。 
 
(责任编辑:小文)
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