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办公室6S管理标准详细推行方法

时间:2014-11-19 08:48来源:立正顾问机构 作者:小文 点击:
在办公室开展好6S管理活动,能改善办公场所的环境,规范各类物品的摆放位置,提高办公人员的整体素质,能够有效提高办事效率,提升企业的整体形象.
    办公室是企业管理人员的工作活动场所,也是客户、员工留下第一印象的地方,办公室的6S水平如何,直接形响到企业的形象。所以,企业推行6S,最好从办公室这个“桥头堡”开始,“桥头堡”攻克下来了,后面的工作会更快,更容易推动。
 
    如何在办公室推行6S呢?

以下是详细内容:

 

    一、办公室6S管理原则
 
    办公室6S管理,应遵循以下原则。
 
    1.明确办公用品使用权力
    区别个人专用和公共使用的办公室物品,具体应做到以下两点。
    ► 公共使用的物品应放在所有人都能拿取的地方;
    ► 个人专用的物品放在本人附近。
 
    2.公私分明
    具体应做到以下5点。
    ► 在区域规划上,应将办公场所、休息场所和会客场所区分开来;
    ► 物品方向,将企业用品与私人用品区分开来;
    ► 企业用品放在明显处,私人物品放在不明显处;
    ► 企业用品放在抽屉的上层,私人物品放在抽屉的下层;
    ► 办公桌椅应设置姓名标牌。
 
    3.柜架应有标识
    柜架标识清楚所放物品的类别、名称以及管理责任人等,具体做法如下。
    ► 文件柜左上角贴柜子编号、名称、部门以及责任人等;
    ► 柜门内贴上柜内文件/物品位置对应图;
    ► 文件拒内分层分类,用分隔线和标签区分。
 
    4.文件资科应分类
    将所有文件资料有效分类,运用形迹管理的方法使文件能够马上被拿取。图1为经过分类整理后的文件资料放置图例。
 
图1  文件资料分类放置标准示意图
 
    5.抽屉物品应放置整齐
    整理、整顿抽屉内物品,具体应做到以下3点。
    ► 清除不用或不要物品,留下必需品;
    ► 所有物品应分类,并进行标识;
    ► 办公用品放置在上层,个人用品放置在下层。
    抽屉所有物品应分类放置,且摆放整齐,图2为某企业办公室员工抽展的物品放置标准。
 

图2  办公室抽屉物品放置标准示意图
 
    6.墙壁不随意张贴纸张
    使用胶水、胶纸将纸张贴在墙上时,一且揭除会留下难看的斑迹,从而影响办公室整体形象。因此,必须纠正随意将纸张乱贴在墙璧上的行为,将纸张放人看板内,并明确张贴期限。
 
    7.加强公告悴理
    对于公告的管理,具体做法如下。
    ► 公告栏应美观大方,明确管理责任人;
    ► 明确发布的公告张贴期限;
    ► 定期在公告栏上公布员工的出勤、工作内容和工作实绩等内容。
 
    二、办公桌标识管理
 
    办公桌标识管理包括以下两方而内容。
    1.办公桌区城标识
    根据办公人员的数量,将办公桌划分为不同员工的作业区域,其标识的内容包
括以下3部分。
    ► 区域编号;
    ► 区域所属人姓名;
    ► 区域名称。
 
    2.区域物品放置标识
    各区域所属人根据本人办公用品以及其他物品的多少,标识不同物品的放置位置。有时,并不用具体地标识出物品放置位置,也可以将所有办公桌上的物品整齐放置到所属区域,如图3所示。
 

图3  办公桌物品放置标准示意图
 
    三、文件夹标识管理
 
    做好文件夹的标识工作,有利于迅速查找和存放文件资料。标识文件夹的方法如下。
    1.文件夹外部标识
    文件夹外部标识主要是指侧面标识和正面标识。其中,侧面标识主要包括以下5个要素。
    ► 文件夹编号;
    ► 文件夹名称;
    ► 文件夹内文件内容简述;
    ► 文件夹管理部门;
    ► 文件夹管理责任人。
    正面标识在以下情况下使用。
    ► 侧面无法标识时,可将其内容标识在正面;
    ► 有必要进行正面标识时。
    文件夹外部标识的要素要清楚地列出来,以便随时查找和存放,如图4所示。
 

图4  文件夹外部标识标准示意图
 
    2. 扉页和索引标识
    在文件夹的扉页标明该文件夹中的文件种类,以便分类查找。
 
    3.内部分页纸
    在同一文件夹中用分页纸将不同的文件(资料)分开,以便查找和整理。
 
    4.文件夹标识的注意事项
    标识文件夹时,应注意以下事项。
    ► 无论文件的厚薄,文件夹标识的长度、宽度都应保持一致;
    ► 若将文件夹放入文件盒内,文件盒也应有相应的标识;
    ► 在文件夹侧而加上斜线或二角形,以形成目视管理标准,如图5所示;
    ► 统一文件夹标识的规格和字体。
 

图5  文件夹外部标识标准示意图
 
 
    四、办公用品、用具管理
 
    1.办公用品的6S管理
    通过开展办公用品、用具的6S管理,可以解决以下问题。
    ► 个人办公桌上办公用品过多,造成较大浪费;
    ► 办公用品重复库存多(基本上从企业到个人层层有库存〕;
    ► 办公用品品种过多,采购随意性大。
    解决上述问题的途径如下。
    ► 尽量控制个人办公用品持有量;
    ► 最大限度减少办公用品的品种和库存量;
    ► 最大限度地利用所有办公用品。
 
    2.其他办公用具的6S管理
    (1)茶具、水杯的定位放置
    ► 设置饮水区,将茶具、水杯定位放置;
    ► 若将水杯放在台面.则使用杯垫以规范水杯放置位置。
    (2)垃圾箱、清洁用具的定位标识
    ► 划分办公区垃圾箱和清洁用具放置区域;
    ► 将垃圾箱和清洁用具定位放置。
    办公区的垃圾箱、清洁用其一方面需要进行定位放置,另一方面还需做出相应标识,如图6所示。

图6  垃圾箱、清洁用具定位标识标准示意图

 
 
下表是某企业办公室6S管理规范,供大家参考。
 
 


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(责任编辑:小文)
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